Jak można założyć spółkę Założenie firmy w formie spółki handlowej wiąże się z dopełnieniem szeregu obowiązków. Przede wszystkim, niezależnie od typu tworzonej spółki, do jej powstania konieczne jest sformułowanie dokumentu, na którego podstawie spółka będzie działać w obrocie. Może być to umowa lub statut (w zależności od typu spółki). Akt założycielski musi przyjąć formę przewidzianą w przepisach regulujących dany typ spółki. Może to być zwykła forma pisemna albo forma aktu notarialnego. Istnieje również możliwość zawarcia umowy spółki online, w systemie S24. Ten sposób dotyczy jednak tylko prostych spółek, które nie wymagają wprowadzenia do aktu założycielskiego (umowy lub statutu) niestandardowych przepisów – kształt umowy danej spółki jest określony w gotowym wzorcu, którego zapisów nie można zmienić. Obecnie w systemie S24 możesz założyć spółkę: jawną komandytową z ograniczoną odpowiedzialnością prostą spółkę akcyjną. Pamiętaj! Czym innym niż zawiązanie spółki (czyli zawarcie między wspólnikami aktu powołującego spółkę) jest rejestracja nowej firmy w rejestrze przedsiębiorców KRS. Czynność ta jest obowiązkowym warunkiem nadania spółce podmiotowości prawnej i jej działania w obrocie gospodarczym. Sposób rejestracji spółki w KRS zależy od tego, w jaki sposób zawarto umowę spółki. Jeśli zrobiono to w systemie S24, spółkę zarejestrujesz wyłącznie za pośrednictwem tego systemu. Nie będziesz miał możliwości złożenia wniosku o rejestrację spółki w KRS przez Portal Rejestrów Sądowych (dedykowany spółkom, które powstały w tradycyjnej formie). Obecnie wniosek o rejestrację spółki w KRS możesz złożyć wyłącznie przez internet. Nie ma możliwości złożenia papierowego wniosku. Istnieją jednak dwie metody złożenia wniosku o rejestrację w KRS: przez system S24 – w przypadku spółek, których umowa została zawarta w tym systemie przez Portal Rejestrów Sądowych – w przypadku spółek, których umowa została zawarta w formie tradycyjnej. Korzyści z założenia spółki przez S24 Wybranie tego sposobu założenia spółki pociąga za sobą wymierne korzyści: wszystkie formalności załatwiasz przez internet, bez wychodzenia z domu. System jest intuicyjny i przeprowadzi cię krok po kroku przez proces zawierania umowy spółki i jej rejestracji w KRS w S24 są wszystkie standardowe dokumenty, które wypełniasz w elektronicznym formularzu unikniesz konieczności zawarcia umowy spółki w szczególnej formie (na przykład w formie notarialnej w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), co – poza czasem – pozwoli zaoszczędzić koszty taksy notarialnej zapłacisz niższą opłatę sądową: zamiast 500 zł, zapłacisz 250 zł. Jednak poza korzyściami płynącymi z wyboru elektronicznego sposobu zakładania spółki istnieją także pewne ograniczenia: założenie spółki przez internet daje mniejsze możliwości ukształtowania umowy spółki niż w formie tradycyjnej przy zakładaniu spółki elektronicznie nie będziesz mieć możliwości modyfikacji roku obrotowego – zawsze będzie równy kalendarzowemu w przypadku zakładania spółki, której obowiązkowym warunkiem powstania jest posiadanie kapitału zakładowego, kapitał będzie można pokryć wyłącznie wkładami pieniężnymi. Wszystkie osoby podpisujące umowę spółki i biorące udział w jej rejestracji muszą mieć aktywne konto w systemie S24 oraz możliwość złożenia elektronicznego podpisu Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym. Uwaga! Wspólnicy nie muszą znajdować się przy jednym komputerze. Możliwe jest rozpoczęcie rejestracji spółki przez jednego ze wspólników, uzupełnienie przez niego wzorca umowy spółki, a następnie udostępnieniu sprawy drugiemu wspólnikowi (który także posiada konto w systemie S24 i uzyska dostęp do sprawy oraz możliwość podpisania umowy po zalogowaniu się do swojego konta). O spółkach zarejestrowanych w ten sposób mówi się, że są założone: „w trybie S24” lub „w systemie S24”. Przeczytaj dokumentację użytkownika systemu informatycznego Portal S24. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania znajdziesz w FAQ. Dodatkową pomoc przy rejestracji spółki w systemie S24 oferuje centrum wsparcia systemu S24. Konto w systemie S24 Z portalu S24 możesz korzystać jedynie po założeniu konta. Żeby się na nie zalogować, będziesz każdorazowo podawać login i hasło. Jako zalogowany użytkownik możesz tworzyć profile przedsiębiorstw, których jesteś właścicielem, oraz przeglądać te, do których uprawnienia nadał ci inny zalogowany użytkownik. Uwaga! Jeżeli wspólnikiem spółki zakładanej przez internet ma być osoba prawna, konto w systemie S24 powinna posiadać osoba uprawniona do reprezentacji tej osoby prawnej. Wszystkie informacje dotyczące procesu rejestracji spółki otrzymasz na konto utworzone w systemie. Będzie to między innymi: informacja z sądu o nadaniu sygnatury twojej sprawie czy o innych zdarzeniach dotyczących rejestracji twojej spółki. Dodatkowo na podany przez ciebie adres e-mail dostaniesz powiadomienie, że na portalu czeka nowa korespondencja. Ważne! Konto na portalu S24 musi mieć każda osoba, która będzie podpisywać wniosek o rejestrację, a także wspólnicy lub osoby, które ich reprezentują, podpisując umowę spółki. Jak rozpocząć zakładanie spółki w S24 Po autoryzacji konta w systemie S24 (przez kliknięcie w link aktywacyjny przesłany na podany adres e-mail) możesz przystąpić do zakładania spółki. W tym celu musisz wybrać formę prawną twojego przedsiębiorstwa. Następnie nadajesz spółce nazwę oraz określasz jej siedzibę. Kolejnym krokiem jest wypełnienie wzorca umowy wybranej przez ciebie spółki. Wzorzec umowy spółki udostępniony w systemie składa się z kilkunastu paragrafów, w których znajdują się postanowienia dotyczące między innymi: przedmiotu działalności wspólników wraz z określeniem ich roli w spółce wysokości wkładów czasu trwania spółki podziału zysków i strat możliwości zbycia ogółu praw i obowiązków wspólnika trybu zmiany umowy spółki reprezentacji spółki. Po uzupełnieniu wzorca umowy spółki należy przystąpić do podpisania umowy. Umowę spółki podpisują wszyscy wspólnicy. Oprócz wypełnienia i podpisania wzorca umowy wybranej spółki – do rejestracji spółki konieczne jest dodanie odpowiednich załączników, których wzorców system teleinformatyczny nie udostępnia. Oznacza to, że dokumenty te należy sporządzić samodzielnie i umieścić je w systemie. Do dokumentów tych należy: oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu Ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców oświadczenie o wyrażeniu zgody osoby powołanej do reprezentowania spółki (konieczność załączania zgody nie dotyczy osoby, która wniosek o wpis podmiotu do rejestru podpisuje lub udzieliła pełnomocnictwa do jego złożenia) wraz z oświadczeniem o jej adresie do doręczeń lista zawierająca dane oraz adresy do doręczeń osób uprawnionych do reprezentowania spółki. Dokumenty te najlepiej sporządzić w formacie PDF, a następnie umieścić w systemie i podpisać. Przed podpisaniem dokumentów możesz jeszcze wyświetlić każdy z nich, żeby sprawdzić, czy są poprawne. Jak podpisać dokumenty w S24 Dokumenty w trybie S24 możesz podpisać przy użyciu: podpisu kwalifikowanego Profilu Zaufanego podpisu osobistego. W zależności od składu organów, które powołasz, różnie będzie wyglądała kwestia podpisywania dokumentów. Umowę spółki podpisują wspólnicy. Jednak mogą to zrobić za pośrednictwem tak zwanych stawających (czyli osób, które ich reprezentują). W tym przypadku niezbędne będzie pełnomocnictwo z wykorzystaniem wzorca pełnomocnictwa dostępnego w systemie S24. Jeśli wniosek jest składany przez pełnomocnika, proces podpisywania dokumentów automatycznie zostaje rozszerzony o dodatkowe oświadczenia i dokumenty, które podpisuje sam pełnomocnik. Opłacenie wniosku Koszty związane z rejestracją także opłacisz on-line. Po poprawnym przejściu wcześniejszych kroków system S24 automatycznie przeniesie cię do systemu płatności elektronicznych ePłatności. Koszty, które poniesiesz, to: wpis do Krajowego Rejestru Sądowego – opłata sądowa wniosku w wysokości 250 zł. System S24 automatycznie wskaże ci numer rachunku bankowego sądu rejestrowego, który jest właściwy dla siedziby twojej spółki opłata za ogłoszenie pierwszego wpisu w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” w wysokości 100 zł, płatna na rachunek bieżący dochodów sądu rejonowego przyjmującego wniosek o dokonanie wpisu opłata manipulacyjna operatora płatności. Rejestracja spółki w KRS przez S24 Ostatnim krokiem jest złożenie wniosku o rejestrację spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym – również w ramach portalu S24. Załącznikiem do wniosku będzie podpisana wcześniej umowa spółki wraz z przygotowanymi załącznikami. Złożenie wniosku polega na wypełnieniu formularza dostępnego w systemie. Większość danych zostanie automatycznie pobrana z umowy spółki. Pamiętaj! Opłacony wniosek trafi do wybranego przez ciebie sądu rejestrowego właściwego dla siedziby spółki, który powinien go rozpatrzyć w terminie jednego dnia od daty wpływu. Co należy zrobić po wpisaniu spółki do KRS Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) Prawidłowo wypełnioną deklarację PCC-3 podpisaną przez zarząd spółki należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Należy także samodzielnie obliczyć wysokość podatku i wpłacić go w terminie 14 dni od dnia zawarcia spółki. Podstawą opodatkowania jest wartość kapitału zakładowego pomniejszonego o koszt wpisu do KRS i ogłoszenia w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” (opłata manipulacyjna nie podlega odliczeniu). Stawka podatku PCC od umowy spółki wynosi 0,5%. Numery REGON i NIP Nadanie numerów REGON i NIP odbywa się automatycznie, na podstawie zgłoszeń złożonych przy rejestracji spółki w KRS i trwa zazwyczaj kilka dni. W trybie S24 ani urząd skarbowy, ani urząd statystyczny nie zawiadamia o nadaniu numeru NIP lub REGON w tradycyjnej formie. Nie otrzymasz więc zwykłego listu z tych urzędów, tylko powiadomienie w systemie S24. Potwierdzeniem nadania numeru NIP jest wydruk informacji z KRS, a w przypadku numeru REGON – wydruk z wyszukiwarki podmiotów gospodarki narodowej, znajdującej się na stronie internetowej GUS. Pamiętaj! Dane będą automatycznie przekazywane do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników, GUS i ZUS także w związku ze zmianami dokonywanymi później przez przedsiębiorcę w KRS. Zgłoszenie NIP-8 Zgłoszenie NIP-8 należy złożyć w terminie 21 dni. Jeśli firma zamierza odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne, to termin skraca się do 7 dni (licząc od dnia, w którym powstał stosunek prawny uzasadniający objęcie ubezpieczeniem, czyli na przykład od dnia nawiązania stosunku pracy). Przeczytaj, jak złożyć zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających NIP-8. Rejestracja VAT Wniosek o rejestrację jako podatnik VAT złóż przed dniem, w którym zostanie wykonana pierwsza czynność podlegająca opodatkowaniu VAT. Powinno to nastąpić, zanim firma zacznie dostarczać towary lub świadczyć usługi. Przeczytaj, jak zarejestrować się jako podatnik VAT. Oświadczenie zarządu o pokryciu kapitału zakładowego Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością składa oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego do sądu rejestrowego w terminie 7 dni od dnia jej wpisu do rejestru, jeżeli nie zostało ono dołączone do zgłoszenia spółki. Oświadczenie powinno zawierać informację, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały w całości wniesione przez wszystkich wspólników. Podpisują je wszyscy członkowie zarządu. Złożenie oświadczenia podlega opłacie sądowej 40 zł. Jeśli zakładasz spółkę w systemie S24, takie oświadczenie możesz wygenerować w tym systemie lub złożyć je na Portalu Rejestrów Sądowych. Pamiętaj, że musi być podpisane przez wszystkich członków zarządu. W tej sytuacji nie ma znaczenia sposób reprezentacji określony w umowie spółki. Na przykład, gdy umowa spółki przewiduje, że każdy z członków zarządu może samodzielnie reprezentować spółkę, oświadczenie wniesieniu kapitału i tak muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu. Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych Każdy przedsiębiorca działający w formie spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej oraz akcyjnej (z wyjątkiem publicznych spółek akcyjnych) musi zgłosić informacje dotyczące beneficjentów rzeczywistych spółki do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Co do zasady jest na to 7 dni od dnia rejestracji spółki. Przeczytaj więcej o Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.